安房温泉 紀伊乃国屋別亭 様

2005年頃に紀伊乃国屋へ入社した当初は、まだサイトコントローラーは利用しておらず、ほとんどは自社公式サイトからの流入で、OTAもじゃらんしか掲載しておらず、手動で予約の管理を行っていました。それから、もともとは本社機能は無く、紀伊乃国屋旅館で当時3つの施設を管理していましたが、そこから少し離れた場所へ客室数の多い施設をオープンするタイミングで、各施設ごとに予約担当を置くのは人員的に難しいということと、各施設の集客のためにいくつかのOTAへの掲載を進め、他社製品ですがサイトコントローラーを導入しました。

1年ほど利用していましたが、そちらでは複数施設の管理など、どうしても実現したいことができずにサイトコントローラーの切り替えを検討しました。手間いらず含め大手のサイトコントローラー複数社を比較検討しましたが、機能面からやりたいことが実現できることと、価格面での優位性からサイトコントローラー『手間いらず』への切り替えを決定しました。

手間いらず導入前は、予約が入った際の確認をFAXで行っていましたが、各予約サイト毎にフォーマットが異なるため、見なければいけない場所がバラバラで、転記の際のミスなども発生していました。どうにか解決できないかと手間いらずの担当者に相談し、成立した予約情報をすべて同じフォーマットで自動的にプリントアウトする予約カード印刷機能を利用した管理を提案いただいたことで、ミスも無くなり管理がとても楽になりました。

また、私が紀伊乃国屋本社にてグループ8施設の管理をまとめて行っているので、本部管理機能を利用して、PCの画面には常に全ての施設の管理画面を見れるようにしています。表示する施設の切り替えも簡単なので、スムーズに情報の確認・調整ができます。各施設のスタッフもご宿泊されるお客様の情報を把握するために、手間いらずで予約情報の閲覧のみに権限を制限したアカウントを作成して、担当施設の予約だけを閲覧できるようにしています。

プランの管理においては、料金グループ機能を活用しています。同一価格帯のプランをOTAや部屋をまたいでグルーピングして販売料金の設定ができるので、新しくプランを作成した際にもグループに紐付けるだけで料金設定ができるのでとても楽です。

グルーピングで言えば、各サイトのプランをまとめて、売り止め専用のプラングループとして一括で手仕舞いの設定を行うことができる売り止グループ機能も活用しています。各グループごとの販売をチェックボックスのオン・オフの切り替えのみで簡単に変更することができるんです。

その他にも手間いらず管理画面での操作や設定の履歴を見ることがあります。在庫数をチェックした際に設定した覚えの無い状態になっていることがあるので、どのタイミングでどうしてその操作をしたかを確認したいときに閲覧することができるのが便利ですね。

営業担当の方とのやりとりは電話やメール以外にも、年に数回ほど直接会ってお話をしています。直近では新規施設の開業のタイミングでのやり取りが多いですね。サイトコントローラーをまず設定しないと販売がスタートできないので、導入時の設定と開業後の運用が問題なくできているかフォローしていただいています。

また、日常的な運用面での問い合わせはカスタマーサポートセンターへ電話連絡することが多いのですが、応対がとても良いと感じます。スタッフの方が複数名いらっしゃると思いますが、どの方が電話に出ても回答までのレスポンスが早く、非常に優秀だと思います。管理する上で困ったことがあった時にお問い合わせした際には、様々な影響を考慮した上でアイディアを出していただき、ちょっと特殊な管理にはなりますが今ある機能や設定を活用して解決策を案内していただいたりと、他のコールセンターではなかなかできないような対応をしていただいています。

こういったサポート体制があることで、安心してシステムを利用することができています。夜21時まで電話が繋がるのも助かりますね。チェックイン業務が落ち着いたタイミングで作業していて連絡することが多いので、夜遅くまで対応していただけるのがありがたいです。

新型コロナウイルスの拡大前からにはなりますが、今までインバウンド集客に注力していませんでしたが、今後挑戦してみたいとは思います。南房総の鋸南町というあまりメジャーなエリアではありませんので、初めて海外から日本に来た観光客が来るケースは少ないと思いますが、都心から1時間という立地で、広大な海の景色に加え、伊勢海老や金目鯛など海の幸に恵まれた場所なので、日本の次の目的地として選んでもらえるようなプロモーションができたらと思います。

サイトコントローラー『手間いらず』は、煩雑な予約管理業務を楽にしてくれるとても便利なサービスです。各OTAの管理画面にわざわざ入って操作しなくても、手間いらずの画面だけで作業が完結できるので、今はもうサイトコントローラー無しではやっていけないです。